伟创文摘

为什么要销毁商业数据?怎么销毁?

发布时间:2012-12-15 8:57:42

  我们首先假设一下,你一不小心在电脑上存了某些非常重要的资料,但是公司已经被某国家部门盯上了,不得不把数据清除掉,否则就完了。这时,你该怎么办?

 

 

 


  在电脑中存储大量、过时的数据不仅消耗硬盘存储空间,而且还会拖慢系统运行速度,甚至可能增加被黑客攻击的风险。定期进行数据清理不仅可以减少许多不必要的成本,还可以帮你安睡入眠。
  假设你的公司有数据保留的规定(如果没有请火速制定),既保存数据又定期销毁数据。那么如果你的公司存在偷税漏税行为,但是税务人员没有查到,那就要归功于数据销毁了(你懂的,不知道有多少此类企业因为被办案人员从电脑上搜出证据来)。
  一个企业会有很多数据需要销毁吗?
  很多!
  为什么非要清理数据?
  根据美国“CGOC规章、管理、监督委员会”的统计,一个企业中至少有75%的数据是没有商业价值的,其中电子邮件是最占空间的数据,而且总是带有敏感信息和客户资料以及各种附件。同时电子邮件也是最易受到监视的系统,许多公司毁灭罪证首先就是删除电子邮件。
  另外,企业各机构部门独立存储数据也会造成大量的冗余数据。比如,按照规定,人事部门、营销部门、法务部门都必须持有一份企业人事资料。但是这些资料数据都是不同步的,所以说人事部门如果开除了某个人,他只修改了人事部门的资料,但是其他部门的资料并没有做修改,也就是说营销部门和法务部门的资料已经过时、无效。企业数据不同步的方法可以通过共享资料,授权查看的方式来解决。但是依旧不妥。
  因为人事部门在一定期限内还是会持续保有这些敏感数据,但是这种做法是违法的。在一个规章严密的行业中,这种做法是不允许存在的。如果企业不小心泄露了被解雇员工的敏感数据,很有可能会吃官司。
  同时,75%的垃圾数据清除掉可以节约一大笔成本。“规章、管理、监督委员会”曾预计某些大型企业通过清理垃圾数据可以节省5000万美元的成本。在不少高度虚拟化的企业中,数据储存成本占了整个IT部门成本的40%。清理掉这些垃圾数据,不仅省钱,还可以帮助电脑提速。
  总之:数据越少,越安全。为什么需要销毁数据,就说到这里,下面进入手把手教学阶段。
  手把手教学!
  制定规章首先需要制定一个定期清理数据的规章制度。除了使用软件销毁数据,必要时还可以对硬件进行损毁已达到清理数据的目的。销毁清理计划不应由企业总裁个人决定,每个部门都应该有自己的数据清理计划,统一提交审核后再执行。
  措施不同不同的数据要用到不同的销毁方法。存储于硬盘的用药记录或机密设计文件需要采取物理损毁或者利用强磁铁进行磁场干扰。像文章这样的数据只需要擦出重新即可。如果你的公司采取混合存储多种文件的做法,我建议你赶紧更换存储方式。
  与服务商合作大企业数据清理是一项非常庞大的工作。许多数据不仅在企业内部存储,还会存储于云服务器上。但是服务器是他们的,数据确是你的。
  所以,与服务提供商约定好数据清理计划,并从他们口中得到保证,只有这样才能确保企业的数据清理工作能够顺利进行。虽然会增加成本,但总比出问题的成本要低。如果服务提供商深知政府或行业规定,那最好;如果不是,最好尽快换一家。
  切勿着急数据清理不是一簇而据的。加入定期数据清理可能会给企业的政策带来一定的麻烦,也可能会导致系统需要重新设计,但是这是一项不得不做而且非常值得做的事。

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